为什么你需要开始自动化重复的任务

平，丁，clickety-clack和swoosh。然后重复: 一次又一次。听起来很熟悉吗？应该。根据麦肯锡的一项研究，平均每周工作中有28% 用于回复电子邮件。同样，另外有19% 的人花费在收集信息和数据上，而14% 的人花费在沟通和协作上，实际花费在一个人的角色特定活动上的比例只有39%。也许你能理解这一点。我当然可以。

作为一名营销人员，我经常发现自己从不同的工具中提取数据，并构建报告，然后在我甚至没有机会继续自己的工作之前就将这些报告发送给利益相关者。这是平凡而重复的，但也很重要。在我永无止境的追求提高生产力 (也许不那么沮丧) 的过程中，我被称为自动化领域的领导者DigitalMe的创始人toRoss Jenkins。他主要致力于帮助执行团队利用自动化改善其工作流程和决策流程。

自动化任务的举动不仅是出于对重复任务和释放时间的渴望，而且实际上是为了提高可靠性并消除方程式中的人为错误。从简单到高级，事实证明，有很多东西可以使您的一天变得更加高效。

以下是您可以开始自动化最重复的任务的几种方法。

自动化您的电子邮件

詹金斯认为，电子邮件是最容易自动化的任务之一，可以对您的工作效率产生强大的影响。通过简单地引入过滤器来划分收件箱，您可以优先考虑需要阅读的内容和需要留给以后的内容。例如，通过将来自白名单域的电子邮件汇入一个文件夹，将未知域汇入另一个文件夹，您将很快看到收件箱不那么混乱的好处。詹金斯向我解释了如何通过自动执行最频繁的电子邮件回复来更进一步。使用高级过滤器，然后通过Zapier等自动化软件进行管理，您可以生成对最常见问题的自动响应。同样，通过使用日历调度软件 (例如Calendly)，您可以设置对调度请求的自动响应，从而使人们能够从日历中立即预订时间。您还可以在待办事项列表工具 (如Todist) 中与您的电子邮件链接，这样加星号电子邮件就会自动添加到您的待办事项列表甚至您的CRM (例如HubSpot) 中，从而确保您永远不会忘记回复重要的电子邮件。

自动化数据和信息收集

詹金斯 (Jenkins) 解释了一种情况，他正在帮助执行团队自动访问他们最重要的统计数据，并确保需要查看的人可以使用它。在这种特殊情况下，他设置了自定义仪表板，以可视化直接从HubSpot提取的统计数据。您可以使用诸如Google Data Studio之类的可视化工具来执行相同的操作，这是一个免费的工具，可以轻松集成到您的CRM，电子表格或数据库中。然后，他们将自动通知电子邮件发送给投资者和内部利益相关者，并链接到最新的仪表板。詹金斯认为，通过简单地自动化像这样的重复任务，他帮助公司节省了数小时的员工收集和汇编信息的时间。但也帮助首席执行官在外部和内部利益相关者之间引入了更好的透明度。

自动化营销和销售主管管理

对于营销人员来说，这特别有趣。虽然我作为营销人员的主要角色是利用营销自动化，通过自动电子邮件滴灌活动、广告重新定位和现场体验，为潜在客户提供良好的 (希望有说服力的) 体验，但我的次要角色是内部潜在客户管理。例如，营销和销售部门之间如何对销售线索进行评分和管理。这是一个自动化机会巨大的领域。

要实现销售线索管理的自动化，例如一旦销售线索成为营销合格的线索，就必须确保销售经理了解线索并对其采取行动。虽然像HubSpot这样的客户经理非常适合综合该潜在客户的所有数据，但Jenkins使用自动化来通知销售代表有关潜在客户的重要和及时信息，但也将有关潜在客户的质量和结果的信息发送回营销部门。销售电话，由HubSpot处理。然后，使用如上所述的类似做法，将所有这些数据汇总为高级管理层的汇总数据。

在结束我们的讨论时，詹金斯向我解释了自动化如何成为公司不可或缺的一部分，一直到决策过程。随着人工智能的发展，企业领导者正在利用这项技术根据复杂的数据集做出即时和更明智的决策，消除人为错误。这可以追溯到客户，在客户服务等领域，客户服务代理得到强大的AI建议的补充，为解决客户票证提供准确的指导。高管们在制定战略决策时也在利用人工智能。通过以AI为主导的概率结果使决策过程自动化，领导者还能够从战略决策中消除人为错误。自动化正在成为商业格局中真正不可或缺的一部分。