电子邮件: 停止浪费时间并开始提高生产率的5种方法

无论是用来与同事沟通、寻找潜在客户、安排会议还是分享内容，电子邮件已经成为任何专业人士武器库中最重要的工具之一。问题是，它也成为办公室里最大的干扰因素之一。

在2014的工作浪费时间调查中，Salary.com调查了750多名工作专业人员，发现78% 的员工每天至少浪费30分钟，其中电子邮件占了很大一部分时间。

而且，在8月的一项调查中，向400名美国专业人员询问了电子邮件的使用情况，Adobe发现专业人员报告使用电子邮件的次数超出了任何人的预期-实际上，可以肯定地说美国人沉迷于电子邮件。平均而言，Adobe发现专业人员每天使用电子邮件6个小时，或每周使用30多个小时。

这对工作效率意味着什么？

根据CareerBuilder对各个行业的2,175名招聘和人力资源经理的6月调查，手机 (通常用于检查电子邮件) 和电子邮件本身被命名为办公室中最大的两个生产力杀手。换句话说，尽管电子邮件很有帮助，但它正在减慢专业人员的速度。

以下是停止浪费时间检查电子邮件并开始提高生产率的五种方法:

1.利用应用程序。

不断检查电子邮件可能会分散注意力和改变的艰难习惯，因为电子邮件图标总是在那里吸引眼球。这就是诸如Focus和Isolator之类的生产力应用程序的出现。

这些应用程序通过保持对活动窗口的关注来提高生产率。根据用户的设置，应用程序会模糊背景窗口，禁用通知，阻止电子邮件应用程序等。因此，专业人士可以使用这样的应用程序来集中精力，避免陷入电子邮件困境，而不是通过一系列背景活动和不断的电子邮件通知来完成项目。

虽然焦点和隔离器仅适用于Mac，但Windows用户可以查看Le Dimmer或Anti-Social的类似功能。

2.创建电子邮件时间表。.。坚持下去。

关于这种策略到底有多有效，有一些争论，但如果使用得当，它实际上可以提高生产力。在当今世界，检查电子邮件是必不可少的业务流程，因此很难连续几个小时不检查电子邮件。诀窍是从一个不可能坚持和调整的时间表开始。

考虑使用pomodoro技术-集中工作25分钟，然后休息5分钟-指示电子邮件中断。一旦到了检查电子邮件的时候，对需要首先回复的电子邮件进行排序和优先排序，并首先处理最重要的电子邮件。

3.游戏化电子邮件回复过程。

每个人都喜欢玩游戏。为什么不把检查和回复电子邮件的过程变成自己的游戏呢？

这就是电子邮件游戏团队所做的。电子邮件游戏与Gmail集成，有助于将电子邮件管理时间降至最低。它提供了在个人收件箱中快速组织和处理电子邮件的要点。处理电子邮件的速度越快，用户获得的积分就越多。

如果电子邮件游戏对您不起作用，请找到其他方法将电子邮件检查和回复变成游戏。通过激励高效的电子邮件管理，专业人员可以继续执行任务，从而为最高优先级的工作提供更多时间。

4.停止使用收件箱作为待办事项列表。

对于许多人来说，收件箱是待办事项清单的代名词。问题是，一旦收件箱打开，不先浏览新的电子邮件就很难完成下一个任务。这些专业人员经常发现自己一遍又一遍地处理电子邮件，而从未真正开始工作。

解决方案？使用真正的待办事项列表。无论是在纸上写下任务，还是下载数百个不同的生产力应用程序之一，创建一个真实的任务列表并将这些基于收件箱的任务添加到其中，都可以避免专业人员陷入完整收件箱的虫洞。

5.让检查对你自己来说更加困难。

真的没有比让它更难做的更好的方法来减缓持续的电子邮件检查。

例如，Adobe研究发现，88% 的千禧一代使用智能手机检查电子邮件，基本上在任何地方和任何地方。解决此问题的一种方法是关闭手机上的电子邮件通知，并将电子邮件应用程序图标掩埋在应用程序文件夹的第三页上，从而使访问变得更加困难。

这些电子邮件提示是开始收回工作日并提高生产率的好地方。尝试每个方法，并记住要不断评估什么是有效的，什么是不有序的，以真正影响办公室的电子邮件习惯。

您使用哪些电子邮件管理策略来保持工作效率？